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회사 메일주소, 몇개나 만들어야 할까?

서비스에서 고객과의 소통을 위한 메일 주소는 가능한 적게 유지하는게 좋다. 즉 이벤트할때 event@ 메일 주소 생성하고 공지메일 보낼 때 notice@로 보내고 문의사항은 help@로 받고 구인사이트에는 담당자 메일 주소용으로 recruit@를 만들지 말아야 하는데,

왜냐하면,

1. 30초만의 생성, 영원한 관리
메일 주소 생성은 클릭 한두번으로 만들어 낼 수 있다. 그러나 한번 세상에 등장한 메일 주소는 서비스가 존속하는한, 회사가 유지되는 한 없앨 수 없다. 회사안에서 계속 누군가는 그 메일을 주시해야 한다. 심지어 그 주소가 “필요”해서 생성한 담당자가 퇴사하고 난 다음에도 말이다. 한번 네트에 흘린 정보는 주워담을 수 없다고 하지 않던가. 많은 고객을 지목해서 편지함에 꽂아넣은 메일주소도 그렇다. 계정발급은 신분증 발급과도 같아서 엄격한 기준에 따라야 한다.

2. 고객은 혼란스럽다.
서비스에 문의사항이 생겼다 치자. 받은 메일함에서 그 회사 도메인으로 검색해보니까 4~5개의 메일주소가 검색된다. 대체 어디로 문의메일을 보내란 말인가. help@로 문의메일을 일원화하면 이런 문제가 없다.

3. 아무 소용없는 짓이다.
지금 지메일 받은 메일함을 보니 그동안 받은 메일이 수만통이다. 99% 이상은 가입한 서비스에서 보내오는 각종 알림,정보성 메일들인데, 이 메일주소가 뭔지 알지도 못하겠고 알 필요도 없다. A출판사 책을 샀는데 본사가 서울 당산동에 있는지 신천동에 있는지 책을 대하는 독자와의 관계에서는 아무 상관없다.

이렇게 하자. 하나의 메일주소를 두고 필요에 따라 담당자에게 포워딩하거나 IMAP를 쓰고 있다면 각자의 이름으로 된 메일함을 만들고 처음 읽은 사람이 메일을 읽지 않은 상태로 변경한 다음 담당자의 편지함으로 이동시킨다. 담당자는 처리후 처리완료 편지함으로 옮긴다. 접점은 하나로 유지하고 내부적으로 원활하게 전달,처리하면 된다.

다만 재무나 영업 관련해서는 고객의 민감한 정보 또는 영업상 비밀유지가 필요할 때 별도의 이메일을 생성하는 것이 도움이 될 수 있다.

그 외, 대부분은 지금 개설해 놓은 메일 주소, 그 하나면 족하다.