매뉴얼이 필요없는 솔루션

저처럼 공문서 작성에 젬병인 사람들은 업무중에 공문을 올려야 하는 작업이 있게 되면 불안감이 엄습해옵니다. 이렇게 쓰는게 맞는지, 아니 그보다도 먼저 이럴때 쓰는게 맞는지. 이 사람에게 보내는게 맞는지, 이 내용을 쓰는게 맞는지, 이 시간에 보내는게 맞는지, 이렇게 하면 제대로 보내진건지… 머리속이 하얗게 변하면서 제발 이 “상신” 이라고 써진 버튼을 클릭하는 것이 나로 하여금 이 화창한 봄날 오후를 경영지원팀에서 걸려온 전화받고 다시 문서작성 하게 만드는 것은 아닌지 두렵기까지 합니다. 혹시나 꿈자리는 뒤숭숭하지 않았는지 일상에서 느껴지는 불행에 대한 예지나 전조현상은 없었는지 눈감고 상상해보기도 합니다.
사용자입장에서는 인트라넷이 도미노/노츠냐 익스체인지에 쉐어포인트같은거냐 따위는 중요한게 아닌것 같습니다. 하고자 하는 작업만 쉽고 빠르게 할수 있으면 되는거죠. 문서 기안같은 것도 이런식으로 할 수 있으면 좋겠습니다. 기본적으로 고급사용자를 위한 정형화된 메뉴는 그대로 있구요. 저같이 어리버리한 사용자를 위해서는 쉬운 “step by step” 메뉴를 제공해주는 거죠.
검색어에 “이벤트”라고 넣으면..

1. 이벤트를 진행하는 일반적인 순서를 알고 싶습니다.
2. 이벤트 진행을 위해 예산을 신청하겠습니다.
3. 이벤트에 다른 부서와 업무협조가 필요합니다.
4. 이벤트를 마쳤고 사용한 금액을 정산하고자 합니다.
:
:

뭐 이런 “이벤트”에 관련된 항목이 화면에 나오죠. 예를 들어 3번을 선택했다고 하면…
업무협조란 무엇인지에 대한 안내문부터 우선 나오구요. 이 안내문과 그 다음에 나올 스텝바이스텝 과정을 통해서 “아하!”라고 알았으면 다음부터 이 사용자는 업무협조가 필요할 때 스텝바이스텝을 안 거치고 고급사용자메뉴를 바로 이용할 수도 있습니다.
스텝바이스텝은 이렇게 진행합니다.
1. 부서에서 결재할 순서를 정해주세요. (결재선지정) [입력]
2. 협조가 필요한 부서를 지정해주세요. (수신부서지정) [입력]
3. 날짜를 지정해주세요. [입력]
4. 협조가 필요한 내용을 적어주세요. [입력]
5. 기타 내용을 입력해주세요. [입력]
6. 업무협조 양식을 전송합니다. [미리보기] [전송하기]
순서대로 입력 버튼을 눌러서 입력하면 되구요. 입력하면 바로 입력된 내용이 각 항목 아래 보이죠. 수정도 바로 가능해야 함은 물론이구요. 입력을 마치고나면 미리보기를 하고 드디어 문서를 보낼 수 있는거죠.
[선택][종료]라고 써진 버튼도 [선택] [저장][취소] 이렇게 명확하게 바뀌었으면 하는 바램도 있구요.
사용자매뉴얼이 아무리 잘 되어 있다 하더라도 역시 가장 좋은 방법은 딸기우유님 말씀처럼 매뉴얼 없이 사용할 수 있도록 만드는것이겠지요.

2 Replies to “매뉴얼이 필요없는 솔루션”

  1. 매뉴얼없이 사용하는게 좋은거죠. 제가 다니는 회사의 시스템은 저렇게 되어있는데도 헷갈립니다. ㅠ.ㅠ
    문서번호같은걸 자동으로 따주면 좋을텐데 세심한 배려는 모자라서 결국 그런것때문에 또 어려움을 느끼게 되더군요.
    다른 사람은 아무렇지도 않게 사용하는데 나만 불편해하는건지.. 업무용 s/w들은 너무 어렵습니다.

Comments are closed.